Personalführung

Kooperativ statt autoritär

Praxisassistenten sind rar. Umso wichtiger ist es, dass Sie den Mitarbeitern, die bereits eingestellt sind, einen attraktiven Arbeitsplatz bieten, damit sie gern und dauerhaft im Team bleiben.

Lisa Leiner

Redakteur

Tierärztin

Früher erschien das tägliche Praxisgeschäft noch recht einfach: Sowohl der (meist männliche) Chef, als auch die Assistenten fuhren auf die Höfe und behandelten ihre Patienten. Tag wie Nacht, auch am Wochenende: Die Praxis war erreichbar über den Festnetzanschluss und mit Rufumleitung außerhalb der Sprechzeiten. Kein Handy, kein Dauerstress, die Arbeitszeiten waren halt so, wie sie waren und von der Bezahlung konnte man leben.
Seitdem ist viel passiert! Unter den aktuellen Bedingungen des Arbeitsmarktes und dem Geschlechterwandel in der Tiermedizin mit all den damit verbundenen Änderungen wird es zukünftig immer schwerer Personal zu finden, einzustellen und dauerhaft zu binden. Die Anforderungen an den Praxisoder Klinikbetreiber sind hoch: moderne Außendarstellung, transparentes Management, Qualifizierungsmöglichkeiten und flexible Arbeitszeiten. Nebenbei soll man auch noch wirtschaftlich arbeiten. Wie bekommt man das alles unter einen Hut?

Zukünftig wird es immer schwerer, Personal zu finden, einzustellen und dauerhaft zu binden. Tipps für eine gut strukturierte Tierarztpraxis. (Bildquelle: Stefan Tovornik)

Die gut strukturierte Praxis

Ein tragfähiges Praxiskonzept kann nur in Kenntnis eigener Stärken und Schwächen erarbeitet werden. Unter eingehender Betrachtung der Konkurrenz, der eigenen Leistungen und Fähigkeiten, der Patientenstruktur und möglicher Kooperationen lassen sich erste Schlüsse ziehen, welche zukünftige Strategie sinnvoll wäre. Unter diesen Punkt fallen auch Überlegungen zur Praxis- und Teamgröße. Regelmäßige Evaluation ermöglicht schnelle Reaktionen auf veränderte Bedingungen.
Ein großer und sehr wichtiger Punkt ist die Überlegung einer sinnvollen und langlebigen Praxisorganisation. Vor allem in Anbetracht dessen, dass immer mehr Frauen den Veterinärmarkt bereichern, muss man sich Gedanken über Teilzeitmodelle und die Umsetzung sozial verträglicher Arbeitszeiten machen. Das Erarbeiten einer guten Praxisstruktur mit einem zufriedenen und motivierten Team ist eine Herausforderung.
Pauschale Lösungen gibt es nicht, jede Praxis „tickt“ anders. Seien Sie somit nicht frustriert, sollten Überlegungen oder Umsetzungen in einem ersten Anlauf scheitern oder zu Unzufriedenheit führen. Es kann mehrere Anläufe brauchen, bis das passende Konstrukt gefunden ist. Auch hier gilt: „Wer stehen bleibt, bewegt sich nicht.“

Mitarbeiter entscheiden mit

Um neue Mitarbeiter zu finden und dauerhaft in ein Arbeitsumfeld zu integrieren, ist eine moderne Praxisorganisation unumgänglich. Bei allem wirtschaftlichen Druck und harter Konkurrenz auf dem Markt ist der passende Führungsstil das, was das Team zusammen hält. Praktizierte man früher einen autoritären Führungsstil, so ist heute der kooperative Führungsstil angesagt. Dieser beinhaltet eine Führung mit Auftragstaktik. Das Team (und zwar alle!) arbeiten aktiv an Entscheidungen und Zukunftsideen mit, um die Zielsetzung zu erfüllen. Entscheidungskompetenzen werden „nach unten“ verlagert. In der Umsetzung führt dies zu mehr Kommunikation untereinander, mehr Entscheidungskompetenzen und größerer Arbeitszufriedenheit aufgrund der Mitgestaltungsmöglichkeiten bei der Zielerreichung.
Das Einbinden von Mitarbeitern in Prozesse ist jedoch nicht der einzige Punkt, der einen guten Führungsstil ausmacht. Wichtig sind Zuverlässigkeit, Transparenz, Berechenbarkeit und der regelmäßige Austausch mit jedem einzelnen Mitarbeiter zum Abstecken von gemeinsamen und individuellen Zielen. Je größer das Team ist, desto schwerer ist es, die Übersicht zu behalten. Da kann es durchaus vorkommen, dass Mitarbeiter nicht die Aufmerksamkeit erhalten, die sie sich wünschen würden, dass Ziele verpasst oder Vereinbarungen nicht umgesetzt werden.
Vor allem bei der Einhaltung von Dienst- oder Ruhezeiten, der Berücksichtigung von vereinbarten Wünschen im Schichtplan oder der fairen Verteilung von Urlaubszeiten herrscht viel Konfliktpotenzial innerhalb bestehender Teams. In diesen Situationen ist es hilfreich, auf eine digitale Lösung zurückgreifen zu können.

Eine digitale und online unterstützte Zeiterfassung hilft, in Tierarztpraxen den wirklichen Arbeitseinsatz zu erfassen. (Bildquelle: Weerda)

Personalmanagement digitalisieren

Eine Online-Lösung zum Managen seines Personals wurde im letzten Jahr z. B. von VetStage vorgestellt. In dieser Software können unter anderem Schichtpläne unter Berücksichtigung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten geschrieben werden. Eine Übersicht zeigt an, welcher Mitarbeiter für wie viele Schichten pro Woche eingeteilt ist, sodass vereinbarte Arbeitszeiten oder auch -tage leicht eingehalten werden können. Bei akutem Ausfall durch z. B. Krankheit lässt sich der Schichtplan schnell und unter Berücksichtigung des passenden Ersatzes umschreiben.
Eine digitale und online basierte Zeiterfassung ermöglicht zudem eine transparente Dokumentation der Arbeitszeit für Praxen und Kliniken mit oder ohne Außendienst. Personalakten, in welchen beispielsweise gemeinsame Zielvorgaben oder Gesprächsprotokolle gespeichert werden können, fördern die Kommunikation und Verlässlichkeit von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Der direkte Zugang jeden Mitarbeiters in sein eigenes Profil spart Zeit beim Pflegen der Akten. Eine Software ersetzt so Wandkalender, Notizzettel, WhatsApp-Gruppen und Excel-Dateien.
Die aktuelle Arbeitsmarktsituation fordert eine Verbesserung nicht nur von Marketingkonzepten und Außenauftritten, sondern auch ein Umdenken in der Personalführung. Gemeinsame Perspektiven entstehen durch das Einbinden von Mitarbeitern in Prozesse und Konzepte sowie der Berücksichtigung von individuellen Bedürfnissen. Dies fördert nicht nur das Teamgefühl, sondern bindet zusätzlich an den Arbeitsplatz.
Die Folge: Sie erhalten mehr Motivation, mehr Arbeitsfreude, mehr Engagement von zuverlässigen Mitarbeitern, die bleiben.

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