Praxismanagement

Mehr als die gute Seele

Personalmanager führen Mitarbeitergespräche und kümmern sich um die Personalentwicklung. Das entlastet Praxisinhaber und sorgt für mehr Zufriedenheit im Team.

Erinnern sie sich noch daran, wie sie ihren ersten Arbeitsplatz gefunden haben und wie der Einstieg in die tierärztliche Praxis verlief? Wurden Sie direkt ins kalte Wasser (schwierige Kunden, Notfälle, Nachtdienste) geworfen oder haben sie erstmal wochenlang nichts anderes gemacht als Medizin auszufahren und zu impfen?
Was in den ersten Wochen passiert oder nicht passiert trägt sehr dazu bei, wie wohl sich der neue Praxisassistent in Ihrer Praxis fühlt. Jeder Mensch wünscht sich Erfolg bei der Arbeit und Wertschätzung von Kunden, den Kollegen und dem Chef. Je besser der Einstieg und der Umgang mit den dann kommenden Herausforderungen ist, desto zufriedener ist der Mitarbeiter und desto höher auch die Bindung an die Praxis.

BWLer oder Psychologe

Ein Personalmanager kann maßgeblich zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. Personalmanager (PM) sind nicht zwingend hoch dotierte Manager, sondern können je nach Praxisgröße auch eine 450 Euro Kraft sein. Das Gehalt richtet sich nach der Arbeitszeit (Voll- oder Teilzeit) und der Ausbildung des Personalmanagers. Gute Voraussetzungen für den Job haben BWLer oder Psychologen, aber auch Tierarzthelferinnen oder Tierärzte sind geeignet.
Das wichtigste am PM ist, dass er/sie gut und gerne mit Menschen umgeht. Hohe Kommunikationsfähigkeiten sind ebenso wichtig wie das professionelle Austragen von Konflikten. Neben den administrativen Tätigkeiten wie Gehaltsabrechnungen, Urlaubsplanung, Umgang mit Krankschreibungen und Schwangerschaften gehört auch die Mitarbeitersuche, das OnBoarding und die Personalentwicklung zum Arbeitsbereich eines PM.

Der Personalmanager

So könnte die Tätigkeit eines Personalmanagers aussehen:
1.       MitarbeitersucheFormulierung einer attraktiven Stellenanzeigen in einem passenden Medium (print, online, social Media) .…“arbeiten wo andere Urlaub machen“…..“du hast Lust auf Kühe“ ….
2.  Ansprechpartner nach außenMelden sich Interessenten auf die Anzeige, kann der PM Fragen zum Standort, Dienstzeiten, Fortbildungsangebot beantworten. Um einen guten Bewerber zu finden, muss man sich Zeit nehmen und die Praxis professionell vertreten.
3.    Vorstellungsgespräch / Einstellung Neben dem Chef ist auch der Personalmanager dabei. Er/sie selektiert die Kandidaten vor und legt fest, wer zum Vorstellungsgespräch eingeladen werden soll. Sie ist für den professionellen und verbindlichen Einladungsprozess verantwortlich. Die „Willkommens“ – Atmosphäre im Moment des Eintreffens des Kandidaten liegt ebenfalls in den Händen der PM. Während des Interviews ist sie die Wächterin der Zeit, sorgt dafür dass alle wichtigen / kritischen Themen auf den Tisch kommen bzw. dass ausreichend Raum für die Fragen des Kandidaten bleibt und klärt am Ende die Themen Kündigungsfrist, Gehaltsvorstellung und Umzugsbereitschaft.
4.       Der Personalmanager kann das sogenannte Onboarding erklären, d.h. wo bekommt der neue Mitarbeiter Smartphone. PC, Arbeitskleidung, Auto und Ausrüstung. Wie funktioniert die Arbeitszeiterfassung.
5.  Mitarbeitergespräche
In der Probezeit: Nach Ablauf der halben Probezeit kann der PM herausfinden, wie es mit dem neuen Tierarzt läuft. “Macht dir die Arbeit Spaß?“, „Was fehlt dir noch bei der Einarbeitung?“ Gute Zuhörer bekommen heraus, ob es irgendwo hakt.
Kurz vor Ende der Probezeit: Jetzt kommt ein etwas längeres Gespräch mit gegenseitigem Feedback: „Wie kommst du nach dem Umzug hier zurecht?“, „Hat dein Kind schon einen Kitaplatz, dein Partner eine neue Arbeit ?“ Dabei geht es um den neuen Mitarbeite rund um das Miteinander, nicht um fachliche Probleme. Darum ist es auch kein Problem, wenn der PM kein Tierarzt ist. Die Erfahrung zeigt, dass Branchenfremde schnell Leidenschaft für Tiermedizin und Arbeitsabläufe entwickeln.
Jährliches Gespräch: Mitarbeitergespräche sollten regelmäßig mindestens einmal im Jahr stattfinden. Inhalt ist immer wieder das gegenseitige wertschätzende Feedback. Dabei geht es nicht darum, sich nur Positives zu sagen, sondern in entspannter Atmosphäre (Raum außerhalb der Praxis) auch Schwierigkeiten und Lösungsstrategien zu besprechen. Beide Seiten sollten sich auf das Gespräch vorbereiten (Dazu gibt es Vordrucke).
6.    Personalentwicklung
Die Kür der PM ist die Weiterentwicklung der gut eingearbeiteten Tierärzte. Nach zwei Jahren Vollzeit in einer gut organisierten Praxis, ist der junge Tierarzt i.d.R. fit in der Behandlung von Tieren. Nicht selten wechseln die Tierärzte dann die Stelle, weil sie meinen nichts Neues mehr zu lernen. Im Gespräch mit dem PM kann nun eine praxisinterne Spezialisierung (z.B. ITB, Kälbergesundheit, AMS) oder ein eigenen Verantwortungsbereich (Apotheke, Leitung Tierärztliche Fachangestellte) angeboten werden.
Personalmanager können dem Praxisinhaber große Teile der Arbeit mit dem Personal abnehmen. Sie sind nicht zu verwechseln mit Praxismanagern, die deutlich mehr Verantwortung haben (z.B. Einkauf, Buchhaltung, Fuhrpark). Personalmanager können berufsfremd sein, müssen aber sehr gut kommunizieren können. Je professioneller der Personaler seine Arbeit macht, desto zufriedener sind die Mitarbeiter. Eine wichtige Voraussetzung für die Bindung an die Praxis und das Team. Ein Personalmanager ist aber mehr als die gute Seele in der Praxis. Er fördert die Mitarbeiter und verhilft der Praxis zu mehr Erfolg.
Quelle: Eigenrecherche, Dr. Felix von Hardenberg, www.hardenberg-consulting.com

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